NOK株式会社

Ci*Xシリーズの導入で組織や法令の変更にも柔軟かつ迅速に対応
約90,000枚のペーパーレス化を実現し、働き方改革にも貢献

「コロナ禍をきっかけにリモートワークを導入したものの、経費精算システムが私たちの働き方に追い付いていませんでした」そう話すのはプロジェクトで業務領域をリードしてきたグループ財経本部 経理部 経理課 主事補の竹田慶佑氏。NOKおよび国内主要グループ会社が利用していた経費精算システムは、約20年前に同社の業務に合わせてスクラッチ開発されたものでした。社員は会社のパソコンで申請し、証憑台紙を印刷して領収書を貼り付けて提出。承認する管理者や経理担当者も、紙で受け取った証憑をもとに、会社のパソコンで承認作業を行わなければなりません。さらに経理担当者は、承認が終わった申請書に出納印を押し、順番を並べ替えてファイリングする必要があり、「経費精算のためだけに出社するようなことも生じていた」と竹田氏は話します。

老朽化したシステムは、「運用の面でも課題が山積だった」とシステム領域をリードしたプラットフォーム整備室　ERP整備部　ERP四課の松田優斗氏は続けます。「旧システムで使用されていた開発言語が古いこともあり、機能追加はもちろんのこと設定を変更するだけでも保守を担うシステム会社に依頼する必要がありました。そのため、費用と対応スピードにおいて課題を抱えていました」。
2021年、同社ではクラウド型の経費精算システムへとリプレースが決定。選定にあたって重視したのは、「申請業務と承認業務の両面において業務効率化を図れること」「法令改正や社内の組織変更に柔軟に対応できること」「中堅・大企業の導入実績が豊富でグループ全体でメリットを享受できること」の3点でした。

これらの選定基準を満たすには、パッケージ製品の導入が不可欠。しかし、これまで自社の業務に合わせて開発したシステムを利用していた同社にとって、汎用的なシステムで気になるのは使い勝手です。経費申請の電子化に伴ってある程度のワークフローの見直しは避けられないとはいえ、旧システムでできていたことができなくなり、業務が滞ってしまっては困ります。川﨑氏は製品を比較検討していた3社に対して「業務ファンクションチャート」を提出し、既存の業務についてそれぞれシステムで「対応できるか/できないか」の回答を求めました。

「クラウドには絞っていましたので、SaaS製品などと比較しましたが、他製品と比べてCi*X Expenseの業務適合性が最も高かったことが一番の決め手となりました。例えば、申請の差し戻しに関する機能やマスタの手動修正機能など、トラブル発生時のリカバリー手段に長けている印象でした。
また電通総研は質問に対するレスポンスも早く、600行以上もある現行・希望機能に関してすべての項目に丁寧に回答いただき、できないことがあっても代替案を提示してくれたので安心感がありましたね。それに、初期費用だけでなく10年間の運用コストも含めて比較すると、Ci*X Expenseがリーズナブルだった点も評価しました」（川﨑氏）

また、松田氏は、各社から提出されたプロジェクト体制にも違いが見られたと振り返ります。「他の会社は我々に求めるリソースが大きく、社内でその体制を確保できるか、また確保できたとしても本業を持つ中でプロジェクトにどこまで時間を割けるか不安を覚えました。実際導入の際には、電通総研のメンバーに様々な面でリードしていただけたので大変頼れる存在でした」（松田氏）
こうした検討の結果、NOKが最終的に選択したのは、電通総研が開発するエンタープライズ向けグループ経費精算システムCi*X Expenseでした。

導入プロセスでも電通総研の手厚い支援を実感