株式会社ライフコーポレーション

会計システムへのシームレスな連携と複雑な承認フローの実現が決め手でCi*X Expenseを採用～小さな改善の積み重ねで業務効率化を実現～

新型コロナウイルス感染拡大の中でも、食品スーパーとして生活インフラの役割を果たす必要があったライフコーポレーションでは、店舗運営を止めるわけにはいきませんでした。どうすれば社員にもお客様にも安全安心を確保できるのか――試行錯誤が続く中、経営陣は店舗での様々な取り組みに加え、本社部門のテレワーク実施を早期に決定しました。とはいえ、経理部門は紙ベースの作業も多く、テレワークに支障がある状況でした。 「当時の経費精算システムは導入から10年以上が経っており、ペーパーレス化への対応は難しい状況でした。電子帳簿保存法への対応も考えると、経費精算システム全体を刷新するしか方法がありませんでした」と山本氏は語ります。

そこで、新しい経費精算システム導入の検討が始まります。従業員51,000人のうち、経費精算システムを利用する主なユーザーは7,000人。システムの規模や提供形態を絞らず複数のシステムを比較検討したといいます。
「比較的安価なSaaS製品では、近畿圏・首都圏の2拠点体制特有な承認フローが実現できず、もう一つの大規模企業向けのSaaS製品では、会計システムへの連携が1日に1回しかできないとのことでした。それに比べて、Ci*X Expenseは会計システムとシームレスに連携でき、当社の複雑な承認フローも実現できる。また、任意のタイミングでバージョンアップできることや、日本の商習慣に合わせやすいことからCi*X Expenseの採用を決めました」（神林氏）

「我々スーパーマーケットは、100円、200円の商品をお客様に購入いただき、その利益の積み重ねで経営しています。そのため、間接部門も含めたコスト意識は高く、経費精算システムを導入するからには、コストメリットも出さなければならない。その点もISIDへ事前に相談し、ランニングコストを最小限に抑えるために標準機能を生かしたシステム構成と、業務プロセス改革・ペーパーレス化の実現を見据えた提案をもらいました」と山本氏は話します。

新システムの導入にあたり、一番重視したポイントは、これまでの業務手順を維持、もしくは改善する方向で進めることでした。これまでのシステムはアドオン機能を多用し、複雑な決裁フローとなっていましたが、これをパッケージソフトであるCi*X Expenseでどのように実現するのか大きな課題でした。
「我々は近畿圏と首都圏の2本社制を敷いているため、決裁フローが複雑でした。ISIDは、その複雑化された決裁フローを資料から読み解き、設定に落とし込んでくれたので非常に助かりました」（神林氏）

また、このシステム刷新を機に、山本氏には実現したいことがありました。事前に決裁されているにもかかわらず、支払依頼も本部長・部長承認を必要とするルールを課長承認に変えることで手続きを効率化できると考えていたのです。Ci*X Expenseの汎用マスターに「稟議申請ナンバー」の項目を追加し、このデータがあれば事前決裁済みの本部長承認プロセスを省略できるようにしました。
「こうした自由度の高さがSaaS製品にはない、Ci*X Expenseの魅力です。」（山本氏）

また、社員への周知に関しても、さまざまな工夫を凝らしました。コロナ禍で対面の説明ができないため、きめ細やかなマニュアルを作成したほか、店舗向けには動画を配信するなどしました。さらに、役員や本社勤務の社員には、リアルの説明会も実施したといいます。こうして2022年10月、本格稼働がスタートしました。
「最初の1ヶ月は、各部署から問い合わせがあったものの、その後はすぐに落ち着きました。特に大きなトラブルもなく、慣れてしまえば早かったなというのが実感です」と神林氏は語ります。

利用した社員からは、入力する場所が分かりやすいと評判だといいます。
「我々は、前のシステムの不便さに慣れてしまっていました。Ci*X ExpenseのUIの分かりやすさは、ユーザーの使い勝手の良さに直結していると思います」（神林氏）

また、以前のシステムは社内ルールを熟知した上で、目視でチェックするしかありませんでしたが、Ci*X Expenseでは複雑なルールのチェックロジックを事前に設定することで、自動で警告表示してくれるようになりました。
「こうしたチェック機能のおかげで、経理部に届く前に、各部署の上司が申請者に差し戻してくれることが増えたと感じています。Ci*X Expenseでは、差し戻しの履歴も可視化されるので、非常に分かりやすくなりました」（神林氏）

さらには、スマホですぐに経費申請できるのも便利だと山本氏は言います。山本氏は、大阪本社と東京本社を行き来することも多く、新幹線の経費申請を頻繁にしなければなりません。これまでは、出張翌日の朝、会社に来るとまず経費申請をしていましたが、今は帰りの新幹線の中で済ませられるようになりました。
「朝の一番頭がフレッシュな時間を、より生産性の高い作業に使えるようになったのは大きいですね」と山本氏は話します。