人事労務デジタル化コラム：第2回

今回は社会保険・雇用保険分野の人事業務に欠かせない「マイナポータル」での電子申請について、10年以上前から存在する「e-Gov電子申請」との違いを踏まえてご紹介します。

沿革

社会保険・雇用保険分野のデジタル化は、「e-Gov電子申請」を主として10年以上前から進んでいました。ただし、電子申請を受け付けていたのは年金事務所（協会けんぽ）、ハローワークの2つのみ。多くの大企業が対象となる健康保険組合には、独自の電子申請環境を構築している組合を除いて、電子申請を行うことができない状況が長く続いていました。

この状況に大きな変化が生じたのは、2020年4月からの電子申請義務化です。資本金が1億円を超える法人など、特定の法人が行う特定の手続きに関して、紙や電子媒体での申請ではなく、電子申請を行うことが義務化されたのです。従来未対応であった健康保険組合にも、電子申請を行う必要が生じることになりました。
これに対応すべく構築された仕組みが「マイナポータル」での電子申請です。「マイナポータル」での電子申請では、従来の「e-Gov電子申請」がカバーしていた年金事務所（協会けんぽ）、ハローワークの2つに加えて、健康保険組合にも対応することになりました。

ここからは、「マイナポータル」での電子申請について詳しくご紹介します。

健康保険組合向け電子申請

「マイナポータル」で電子申請を行うためには、会社で使用しているソフトウェアが対応している必要があるということは、前述のとおりですが、健康保険組合の場合もう一点注意が必要です。それは、健康保険組合側のシステムで受付体制が整っている必要があるということです。

「マイナポータル」で電子申請を受け付けている手続きは以下のとおりです。しかし、健康保険組合側のシステムの受付体制が整っていなかったため、開始当初は1〜5までを中心に、一部手続きの電子申請のみに対応していたケースが多かった模様です。

開始当初は健康保険組合側のシステム対応が追い付かず、1〜5まで対応していた組合は50％にも満たない状況でした。しかし、上記ページに掲載されている最新（令和3年3月30日時点）の受付体制によれば、約77％にまで上昇しています。事業者（雇用主）からも健康保険組合向けの事務処理がデジタル化されたことにより、大幅に業務効率化が図られたという声を耳にしています。今後受付体制がより整うことにより、業務効率化が加速すると考えます。

年金事務所（協会けんぽ）、ハローワーク向け電子申請

年金事務所（協会けんぽ）、ハローワーク向け電子申請については、前述のとおり従来から「e-Gov電子申請」が可能でした。そのため、「マイナポータル」の開始前から電子申請を行っていたという企業も多いのではないでしょうか。
年金事務所（協会けんぽ）、ハローワーク向け電子申請においては、「e-Gov電子申請」と「マイナポータル」での電子申請で異なる点はほぼありません。そのため、「e-Gov電子申請」を継続して利用しても問題ありません。ただし、健康保険組合向け電子申請を行いつつ、年金事務所（協会けんぽ）とハローワークへの電子申請も行う場合、「マイナポータル」に統一したほうがよいでしょう。なぜなら、同じ仕組みを利用した方が申請業務を標準化しやすくなるからです。操作ミスやデータの誤りなどが起こる可能性も減るとともに、申請結果も「マイナポータル」にだけアクセスして確認すればよいなど、業務フローがシンプルになります。

まとめ

今回は社会保険・雇用保険分野のデジタル化について、ご紹介しました。 「マイナポータル」を使用することで、年金事務所（協会けんぽ）、ハローワーク、健康保険組合すべてに電子申請を行うことが可能です。ぜひこの機会に、現在の業務フローを見直し、「マイナポータル」の利用を検討してみてはいかがでしょうか。
次回は、年末調整などに関連する所得税や住民税など、税分野のデジタル化についてご紹介します。社会保険・雇用保険分野と似ている点もあれば、異なる点もありますので、それらをわかりやすく整理していきたいと思います。